Bugün, satış yaptığında üretime başlayan firmalar hakkında yazmak istedim.
Standartlaşmanın en zor olduğu, istikrarı sağlamanın büyük bir çaba gerektirdiği şirketlerden söz ediyorum.
Sene başında hedefler belirlenir, projeksiyonlar yapılır, kâr marjlarının aylar bazında belirli bir stabilite göstermesi umulur ve planlanır. Ancak, bu standart akışın sağlanamadığını defalarca tecrübe etmemize rağmen, yine de o istikrarı yakalama çabasından vazgeçmeyiz.
İşte tam da bu noktada inanılmaz bir baskı ve stres oluşur.
Çünkü satınca üreten şirketlerde satış, üretim ve operasyon birbirinden bağımsız düşünülemez. Bir satışın gerçekleşmesi, beraberinde teknik çalışmaların, üretim planlamasının, tedarikin, proje yönetiminin, sevkiyatın ve çoğu zaman müşteriye özel pek çok sürecin devreye girmesi anlamına gelir.
Buna rağmen satış ekiplerinin, üretim biriminin ve hatta “iç müşteri” olarak adlandırdığımız tüm birimlerin iş takiplerinde ve proje yönetimlerinde, şirketin kendi çalışma kültürüne uygun bir yöntem belirleme ihtiyacı çoğu zaman göz ardı edilir.
Sonrasında yaşanan hengâme ise süreç problemi olarak değil, performans problemi olarak değerlendirilir.
Özellikle teknik sistem satışı yapan firmaların, ürün satışı yapan firmalara kıyasla bu sıkıntıyı daha yoğun yaşadığını düşünüyorum.
Çünkü burada aslında yalnızca bir satış sürecinden değil, bir proje yönetim sürecinden bahsediyoruz.
Projenin içerisinde tanımlanmamış aşamaların ve bu aşamaların gerektirdiği işlerin herkes tarafından bilinmesine rağmen, bunlar sistem içerisinde yokmuş gibi davranıldığında, ekiplerden kusursuz bir sonuç beklemek kaçınılmaz olarak motivasyon ve sinerji kaybına neden oluyor.
Sürekli olarak kendi eylemlerini, geliştirmeye çalıştığı iş takip yöntemlerini açıklamak ve savunmak zorunda kalan özellikle satış ekiplerinin; hem iç müşterilerle hem de dış müşterilerle yaşadığı bu mücadelenin ne kadar yıpratıcı ve yorucu olduğunu söylemek isterim.
Peki ne yapmalı?
Her ne kadar sene başında projeler hedeflense, bu hedeflere göre aksiyon planları hazırlansa ve piyasanın nabzını tutmak için gerekli yapılanmalar oluşturulsa da, arzu edilen istikrarın %100 oranında yakalanmasını beklemek gerçekçi değildir.
Çünkü piyasa değişir. Müşteri değişir. Projeler ertelenir, öne çekilir veya hiç gerçekleşmez. Yeni fırsatlar ortaya çıkar. Üretim kapasitesi değişir.
Asıl mesele, bu değişkenliği yok etmeye çalışmak değil; değişkenliğin içerisinde sağlıklı bir akış kurabilmektir.
Bunu bir nebze olsun rahatlatıcı ve yönetilebilir bir sürece yerleştirebilmek için bence;
- Şirketin faydasına olabilecek, tüm ekiplerin yani iç müşterilerin iş akışını rahatlatabilecek anlık fırsatları yakalayabilecek ve süreci en kârlı şekilde sonuçlandırabilecek ehil ekipler oluşturmalı ve bu ekiplerin sürdürülebilirliğini sağlamalısınız.
- Hedeflenen ve alınma ihtimali yüksek projelerin takibini çok daha stratejik yapabilmek için, bu işlere görevlendirilen ekip üyelerinin süreç içerisinde odağının şaşmasını önlemeli; gerektiğinde anlık aksiyon planları geliştirebilmelisiniz.
- Tüm sistemi üzerine kurduğunuz hedef projelerin yanı sıra, pazara bütünüyle hâkim olma ihtimalinizin düşük olduğunu da kabul ederek diğer fırsatların takibini de planlamalısınız. Bunun için gerekli yapılanmayı da sürecin bir parçası olarak yönetmelisiniz.
- Elbette her fırsatın peşinden koşmamalısınız. Yapılanmanıza ve üretim kapasitenize uygun işlerin seçilmesinde saha personelinizin bilgisine ve hissiyatına mutlaka yer açmalısınız. Bu geri bildirimleri samimiyetle dinlemeli ve dikkatlice analiz etmelisiniz.
- Her ihtimali, tüm kapasitenizi ve kabiliyetinizi gerçekleşecekmiş gibi kabul ederek değerlendirmemelisiniz. Sağlıklı proje ve iş seçimleri yapmalısınız.
- Her projenin kendine özgü durumunun firma içerisinde doğru anlaşılmasını ve hatasız takip edilmesini sağlayacak iş takip süreçlerini tanımlamalı, sorumluları net bir şekilde belirlemelisiniz.
- Sistemleşmenin ve süreç basamaklarının tanımlanmasının en çok gerektiği iş modellerinden biri, sipariş üzerine üretim yapan firmalardır. Bu gerçeği ne kadar erken kabul ederseniz, süreç yönetiminiz de o kadar sağlıklı ve sorunsuz olacaktır.
- Ve son olarak; vazgeçmek ne kadar zor olsa da, kabiliyetleriniz çerçevesinde olsa bile bazı sistem ve ürün satışlarından, standartlaşabilmek adına zaman zaman vazgeçmeyi göze almalısınız.
Çünkü her işi yapabiliyor olmak, her işi yapmanız gerektiği anlamına gelmez.
Bazen büyümek, daha fazla iş almakla değil; hangi işi almayacağınızı bilmekle de ilgilidir.
İstikrarı beklemek yerine, değişkenliği yönetmek
Tüm iç müşterilerin iş takip süreçlerinde arzu edilen başarıya ve sorunsuz bir süreç yönetimine sahip olabilmesi için, şirketinizin pazar payının ne olduğunu, elinizin nerede güçlü, nerede zayıf olduğunu ve hangi alanlarda gelişmeyi hedeflediğinizi net biçimde ortaya koyan bir çalışmanızın olması ne kadar büyük bir aşama, değil mi?
Çünkü bu çalışma yalnızca satış ekibinin yol haritasını belirlemez.
Üretimin neye hazırlanacağını, operasyonun hangi işlere odaklanacağını, kaynakların nasıl kullanılacağını ve şirketin hangi fırsatlara “evet”, hangilerine “hayır” diyeceğini de belirler.
İşte, zorlu ama bir o kadar da gerekli bu çalışmalar sonucunda, tüm ekiplerinizin işleri çok daha verimli ve hedef odaklı yönetebildiğini görecek ve bunu tecrübe edeceksiniz.
Ve belki de en önemlisi;
Gereksiz stresi satış ekiplerinizin ve diğer tüm iç müşterilerinizin üzerinden alarak, motivasyonu yüksek, birbirini anlayan ve aynı hedefe doğru sinerji içerisinde çalışan bir organizasyon yaratabileceksiniz.
Kolaylıklar dilerim.